Wir hoffen, dass es euch bereits an der einen oder anderen Stelle zu Ohren gekommen ist: Wir planen gerade einen neuen GEMEINSCHAFTLICHEN Kalender der Stadt Soest , in dem (Kultur)veranstaltungen, Vereinstermine, Kinofilme, (öffentliche) Feste, Sitzungen etc. zusammen – aber separier- und filterbar – ausgegeben werden. Wie das möglich ist und wie ihr partizipieren könnt? Lest dazu hier gerne mehr in unserem Blog-Beitrag

Was?

Auf Basis einer gewachsenen Historie haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, einen gemeinschaftlichen, dezentral verwalteten Kalender für Soest zu planen und zu realisieren.

Warum?

Ziel ist es, den Backend- und Frontend-Usern einen einfachen Zugriff zu ermöglichen, sich zu präsentieren, zu informieren, zu orientieren und abzustimmen sowie darüber hinaus “Reibungsverluste” sowie Personal- und Prozessaufwand zu minimieren. 

Eine gemeinschaftliche und einheitliche Präsentation, die filter- und separierbar ist. 

Wie?

Dafür haben wir uns für ein deutsches Programm auf deutschen Servern entschieden, das unsere Ansprüche größtenteils abdecken kann und zukünftige Anpassungen für Soest durchführen wird. Hier möchten wir euch erklären, wie das Verfahren, das Programm und der Prozess dahin aufgebaut sind und wie ihr KOSTENLOS partizipieren könnt:

 Abbildung des kalendarischen Prozesses

Unsere Kunden und Freunde

Der Frontend-User soll die Möglichkeit erhalten, sich zentral auf einer zu definierenden Homepage (Metakalender) zu informieren, was alles in Soest geboten wird – vom Kinofilm über einen Kulturbeitrag, eine Ausstellung, eine Veranstaltung, eine Aktion, ein Projekt, ein Event bis hin zu Sitzungen, Workshops, Seminaren, Vereinstreffen etc. – diese kann er nach unterschiedlichsten Kriterien filtern und seine Suche damit individualisieren.

Darüber hinaus bekommt er ebenfalls die Möglichkeit, dieses unter anderen Domains auf themenspezifischen Kalendern zu tun (Gruppenkalender).

Ferner ermöglichen wir die individuelle kalendarische Darstellung aller Mitwirkenden auf der zugehörigen Homepage so dass eine Einsicht beim Künstler, Musiker, Verein, Akteur etc. direkt möglich ist (Einzelkalender) – und hier auch Beiträge außerhalb von Soest vorzufinden sind.

Im Vergleich zu bisherigen Kalenderangeboten, erhält der User darüber hinaus die Möglichkeit, sich ein Event in den eigenen Kalender zu integrieren, die Veranstaltung zu teilen – auch über soziale Medien und Mails etc.

Ferner gibt es die Möglichkeit, sich an eine Aktion erinnern zu lassen, bzw. die gesamte Veranstaltung in Form eines PDFs zu speichern und auszudrucken.

Darüber hinaus ermöglicht das Programm – sofern es über den Veranstalter eingestellt ist – dass der Kunde Tickets reservieren kann und gleichzeitig angezeigt bekommt, wie viele Tickets noch erhältlich sind (dies gilt auch für Anmeldungen).

Ihr als Backend-User

Das heißt für euch: Wenn ihr eine eigene Homepage habt – ihr als Person oder als Verein, als Institution, als Schule, als Kirche, als Partei etc., bekommt ihr von uns einen kostenlosen Account, mit dem ihr einen eigenen Kalender für eure Homepage (Einzelkalender) erhaltet. Dieser wird auf eine bestimmte Mailadresse – einen User hin – angelegt, jedoch könnt ihr in der Verwaltung eures Kalenders mehrere User zuweisen, so dass nicht ausschließlich eine Person in einer Institution den Kalender verwalten und pflegen kann.

Dieser ist ganz einfach über einen html-Code in allen gängigen Homepage-Systemen integrierbar. Überdies passt sich die Darstellung des html-Codes an das Corporate Design eurer Homepage an (Schriftart, Farbgebung) – zudem sind im Konfigurationsbereich kleine, individuelle Anpassungen möglich. Darüber hinaus ist das System im Open Data-Format programmiert und bietet JSON-Ausgabemöglichkeiten, woraufhin ihr oder eure Programmierer ganz einfach einen Kalender eurer Wahl in eurem Design programmieren und auf eurer Homepage integrieren könnt, ohne über veraltete und kostenaufwändige Schnittstellen zu arbeiten.

Dieser – EUER – Kalender gibt eure eigenen Veranstaltungen, Treffen, Sitzungen etc. aus. Ihr könnt hier Einzeltermine anlegen oder Serientermine oder unregelmäßig stattfindende Terminfolgen… Die Ausgabe erfolgt – wie von euch gewünscht – als Zeileneintrag, in einer kalendarischen Darstellung, und in einer Vorschau mit Bild zur Detailansicht (was davon, könnt ihr unter Konfiguration einstellen.) In eurem individuellen Kalender habt ihr selbstverständlich die Möglichkeit, auch Termine außerhalb von Soest zu präsentieren.

Während ihr eine Veranstaltung anlegt (oder natürlich auch, wenn ihr diese im Nachgang bearbeitet oder anpasst), habt ihr die Möglichkeit Haken zu setzen bzgl. der potentiellen Übertragung eurer Veranstaltungen in einen Gruppenkalender (Achtung, diese werden noch definiert. Unsere Ideen gehen zu z.B. Kultur, Sport, Museen, Schulen, Kinder und Jugendliche, etc.) und/ oder den Metakalender der alle eingetragenen Veranstaltungen des gesamten Systems ausgibt. [Die Freischaltung der Veranstaltung im jeweiligen Meta- oder Gruppenkalender erfolgt über uns bzw. den jeweiligen Anbieter des Gruppenkalenders).

Neben der Übertragung in einen „übergeordneten“ Kalender ist es zudem möglich, eure Veranstaltungen gefiltert auszugeben – habt ihr zum Beispiel eine bestimmte Veranstaltungsreihe könnt ihr die dazugehörigen Veranstaltungen gefiltert auf einer Unterseite ausgeben – die exakten Beschreibungen hierzu findet ihr in den Anleitungen und Handbüchern die ihr mit eurem jeweiligen Account erhaltet.

Hier seht ihr BEISPIELHAFT, wie der Kalender des KultuBüros Soest zukünftig aussehen könnte (Gruppenkalender: Kultur). Die Farbgebung richtet sich nach dem Corporate Design der Homepage der Veranstaltungsdarstellung in unserem Fall nach – https://kulturbuero-soest.de/veranstaltungen/.

Dies gilt auch für die Detailansicht einer Veranstaltung.

Hier habt ihr neben einer Bildergalerie auch die Möglichkeit, Videos in der Veranstaltung zu präsentieren, sofern dieses mit einem HTLM-Code, eingebunden werden können (von manchen Plattformen wird dieser – auch als iframe – zur Verfügung gestellt).

Keine Sorge! Nicht ausgefüllte Felder erscheinen nicht in der Ausgabe

Für das ANLEGEN einer Veranstaltung gilt:

• Habt ihr eine Veranstaltung über mehrere Tage und ihr möchtet, dass diese an jedem Tag auch im Kalender angezeigt wird, legt diese als Serientermin an – somit erscheint diese an den jeweiligen Tagen im Kalender. Solltet ihr die Veranstaltung als Einzeltermin einstellen, erscheint sie im grafischen Kalender an dem ersten Tag, an dem sie beginnt.
• Den Veranstaltungsort und den Veranstalter könnt ihr aus der Datenbank übernehmen. Sollte euer Veranstaltungsort oder euer Veranstalter nicht in der vorhandenen Datenbank zu finden sein, könnt ihr diesen manuell eingeben (bitte überprüft vorab die vorhandenen Daten). Sofern dieser Ort/ Veranstalter IN SOEST dauerhaft – und auch für andere – in Frage kommt, teilt es uns dieses bitte mit, damit wir diese Angaben mit in der Datenbank aufnehmen.
• Bilder nur im JPG, PNG und GIF-Format

Mehr Details sparen wir uns an dieser Stelle, da der Programmierer sehr gute und leicht verständliche Handbücher erstellt hat – in Form von Bedienungsanleitungen – für Redakteure und Administratoren. (Achtung, diese gelten noch für die “alte” bisher vorhandene Version!

Ihr als Externe-User

Solltet ihr keine eigene Homepage haben bzw. keinen eigenen Account haben und pflegen wollen, könnt ihr Termine auch über die präsentierten Kalender einpflegen – diese werden dann im Backend-Bereich durch den Administrator freigegeben.

Hierzu findet ihr den Button „Termin hinzufügen“

Unter dieser Rubrik sind Veranstaltungen – wie im Backend-Bereich einstellbar und somit im Anschluss im gewählten Gruppenkalender (und Metakalender!?) präsentierbar. ACHTET AUCH HIER AUF DIE ENTSCHEIDUNG bzgl. Einzelterminen und Serienterminen.

Der Austausch und das Miteinander bei den Vorbesprechungen des Systems des zukünftigen (Veranstaltungs-)Kalenders von Soest führte bis dato zu sehr guten Resultaten, so dass auch hier bereits gute Gedanken kreiert und aufgenommen wurden, die in den zukünftigen Soester (Veranstaltungs-)Kalender integriert werden können. Hier sind wir auch gespannt auf eure Ideen und Wünsche, was Gruppenkalender anbelangt 😊

In den kommenden Wochen werden einzelne Aspekte noch nachprogrammiert bzw. zuprogrammiert – auch werden Rubriken mit eingestellt – weniger, weil diese heute noch ausschlaggebend sind bei dem User-Verhalten – viel mehr, um zukünftig zu ermöglichen, dass wir in überregionale Kalender mit einspeisen können – z.B. in die Kalender Kreis Soest, Sauerlandtourismus, NRW-Kalender, Landeskalender… hierfür wurde die Basis ermöglicht (Open Data, um allen den Zugriff zu ermöglichen. )

Die Rubriken, mit denen vorab gearbeitet wird werden folgende sein: [ACHTUNG: diejenigen von euch, die derzeit schon testhalber Veranstaltungen anlegen/ angelegt haben, müssen die Rubriken im Nachgang bei jeder Veranstaltung noch einmal einpflegen!]. Die Rubrik “Kleinkunst würden wir ganz rauslassen.

Fazit und letzte Erläuterungen

Wir ersparen euch zukünftig, uns diese Veranstaltungen zu melden und vermindern durch fehlende Übertragungen und Meldungen sowie potentiell Ummeldungen (durch Titeländerungen und/ oder Terminverschiebungen etc.) die Fehlerquote. Auch werden wir konsequenter gemeinschaftlich die exakten Titel kommunizieren können, um so in der Öffentlichkeitsarbeit Irritationen zu vermeiden. Darüber hinaus wird es u.a. ebenfalls die “feine” Zusatz-Programmierung geben (im Backend-Bereich), dass, wenn ihr einen Termin eingebt und es zu einer Termindopplung kommt, euch dieses angezeigt wird. Es hindert euch nicht daran, den Termin dennoch zu publizieren, aber es fokussiert die positive Tatsache in Soest, dass es ein vielfältiges und geballtes Aufkommen der Kultur in der “kleinen” Stadt gibt und man die Möglichkeit erhöht, Doppelungen zu vermeiden und eine bessere Abstimmung anzustreben.

Die zukünftige Testphase ist sehr wichtig, damit wir nach den technischen Angelegenheiten auch in die organisatorische Abstimmung gehen können, um zukünftig Fehler und Doppelungen zu vermeiden. So ist von uns allen gemeinschaftlich zu entscheiden, wer z.B. zukünftig Veranstaltungen einträgt: Die Location oder der Veranstalter etc.  denn mehrfache Pflege ist hier durch die neue Technik zukünftig nicht mehr nötig und eine Ausgabe auf allen benötigten Homepages dennoch möglich. Hier ist unser Vorschlag, dass der Veranstalter eines Termins/ Projektes dieses auch einträgt. 

Auch das Bedenken von Gruppenkalendern kann nur durch ein gemeinsames Testen und einen Austausch erfolgen – ihr habt hier sicherlich noch einmal einen ganz anderen  Ansatz und Gedanken dazu.

Darüber hinaus steht die Frage im Raum, die schon bei dem einen oder anderen aufkam: Gibt es aktuell verwendete Programme eurerseits, die wir mit dem neuen System entweder ersetzen können, ODER die via Schnittstelle (oder Ähnlichem) mit eingebunden bzw. kombiniert werden soll/ muss/ kann/ darf (Achtung: DAS ist dann KEIN kostenloses Angebot sowie die der Kalender an sich!!! – aber zur Arbeitserleichterung sollten wir über solche Aspekte nachdenken und evtl. von Anfang an mit einbeziehen. Unser Ziel ist es, den Arbeits-, Personal- und letztendlich Kosten- und Energeiaufwand in unser aller Arbeit zu minimieren bzw. zumindest zu reduzieren! Denken Sie an Verwaltungsprogramme, Veranstaltungsprogramme, Ticketsysteme, Reservierungssystem etc. – noch einmal ACHTUNG: Linkmöglichkeiten zu Tickets, das Reservieren von Tickets und auch die Anmeldung zur Teilnahme sind über Verlinkungen im einfachen Format bereits jetzt möglich.

Und auch bzgl. verwendeter Bildformate sollten wir uns einigen – zumindest, was die Profilbilder eines Kalenders anbelangt.

Zum Schluss hin noch ein potentiells *I-Tüpfelchen* für den einen oder anderen Veranstalter: Das Programm wird voraussichtlich eine Schnittstelle für Indesign haben, womit die Veranstaltungen und Aktionen vereinfacht in Programmhefte im Printformat übernommen werden können.