Der Wes unserer Tickets

Unser Ticket – Hellweg Ticket

Der Weg vom Anmelden einer Veranstaltung bis zur Eintrittskarte

„Ich bestell mir mal eben ein Ticket im Internet (gut, nicht unbedingt jetzt zu Zeiten Coronas und in der vorherrschenden Zeit der Lockdowns, aber sonst und bald wieder) oder ich geh mal eben um die Ecke zum Ticketservice und lass mir ein Ticket für die Veranstaltung zum Zeitpunkt X ausdrucken … geht schnell und ganz einfach.“

Aber was steckt eigentlich dahinter?

Was muss beachtet und organisiert werden und wer erledigt die Arbeit, bis es zu so einem Ticket kommt – ganz egal, ob ihr noch die Variante bevorzugt, das Ticket ausgedruckt als Eintrittskarte in den Händen zu halten oder den Service und Nachhaltigkeitsgedanken des Print@Home präferiert? … Wir versuchen euch den Prozess anhand des lokal ansässigen, aber überregional genutzten Ticketsystems Hellweg Ticket zu erläutern.

Über HellwegTicket

Seit 2001 arbeitet das HellwegTicket – System, das eine Abteilung im Kulturhaus Alter Schlachthof ist, und hat sich in der ganzen Region erfolgreich verbreitet und etabliert. Gegründet um die Lücke zwischen den „Großen“, überregionalen Systemen und den vereinzelten „Kleinen“ Inhouse-Systemen zu schließen, hat sich das HellwegTicket zu dem führenden Ticketsystem der Hellwegregion entwickelt.

Derzeit (unabhängig von Corona und Lockdowns) befinden sich permanent ca. 300 Veranstaltungen im Vorverkauf, für die an über 150 Vorverkaufsstellen zwischen Bielefeld und Unna und zwischen Holzminden und Siegen Karten erworben werden können. Neben vielen starken einzelnen Vorverkaufsstellen wie Buchhandlungen, Reisebüros, Tourist-Informationen und Musikgeschäften, bilden Kooperationen mit den Regionalen Sparkassen und Zeitungsverlagen die Basis für ein Flächendeckendes Vertriebsnetz. Die ganze Breite von Veranstaltungen wird durch das System abgedeckt: Konzerte, Lesungen, Theater, Kabarett, Kino, Vorträge, Ausstellungen bis hin zu Sportveranstaltungen.

Mehr als 200 Veranstalter, ob Stadthallen, andere Spielstätten, Kulturinitiativen, Vereine oder Einzelveranstalter: Inzwischen werden pro Jahr mehr als 80.000 Tickets verkauft. Täglich arbeiten die Mitarbeiter des Hellweg Ticket Systems daran, die bereits erreichten Erfolge und das Serviceangebot weiter zu steigern und zu verbessern. Neue Vorverkaufsstellen werden an das System angeschlossen, neue Veranstalter als Partner gewonnen, damit das HellwegTicket auch weiterhin das Vorverkaufssystem für Ihre Region bleibt. Eine neuerrungene Service-Etappe ist die Etablierung des Print@Home Tickets, das entgegen seiner Namensgebung nicht einmal ausgedruckt, sondern über das Handy digital eingelöst werden kann. 

Aber von vorne…

Ganz am Anfang steht ein Veranstalter, der für eine Veranstaltung/ ein Event/ ein Angebot, Tickets – Eintrittskarten anbieten und verkaufen möchte. Hier steht unser Michael Horn, Leiter des Hellweg Ticket Systems, als Ansprechpartner und bzgl. Hilfestellungen zur Verfügung (horn@hellwegticket.de; 02921 31101). Mit Schweißarbeit, höchstem Engagement und Herzblut hat Michael über die letzten Jahre das System bestückt, etabliert und wachsen lassen.

Wie werde ich Veranstalter einer Veranstaltung im HellwegTicket-System?

Wer sich selbst vorab informieren möchte, kann dies bereits auf der Website tun – und sich dort auch eigenständig anmelden.

Auf der Unterseite „Für Veranstalter“ erhält man alle Rahmeninformationen sowie das Anmelde-Formular zum Download.

Dieser Anmeldebogen kann direkt am PC ausgefüllt und per Mail an Michael Horn gesendet oder ausgedruckt, ausgefüllt und per Post an HellwegTicket im Kulturhaus Alter Schlachthof, Ulricher Tor 4, 59494 Soest gesendet werden.

Veranstalter kann man bei HellwegTicket schon ab 20 zu verkaufenden Plätzen/ Eintrittskarten werden. Im Anmeldebogen selbst sind u. a. die Titel, der Termin, die Veranstaltungsstätte, das Kontingent, die Bestuhlungsart und die Preisgestaltung, sowie die Daten des Veranstalters anzugeben. Erste Unterschiede erfolgen abhängig davon, ob es eine Veranstaltung mit zugewiesenen Plätzen ist, oder mit freier Platzwahl. Bei Veranstaltungen mit nummerierten Sitzplätzen, ist es dringend notwendig zusätzlich einen Saal- bzw. Bestuhlungsplan mit einzusenden. Dieser wird ins System übertragen und bei der Buchung von Tickets angezeigt. Dies gilt auch für Bilder oder einen Kurztext, die als Ansicht im Onlineshop mit erscheinen sollen.

Nach Eingang des Anmeldebogens wird dieser auf Vollständigkeit überprüft und die Daten werden innerhalb von ca. drei bis vier Werktagen in das System eingegeben. Im Anschluss wird die Veranstaltung entweder direkt oder zum Wunschtermin des Veranstalters für den Vorverkauf freigeschaltet.

Da das System online basiert ist und alle ca. 120 Vorverkaufsstellen angeschlossen sind, können die Karten dort sofort dort oder im Onlineshop gekauft werden.  Alle Vorverkaufsstellen bekommen von uns die gleichen Ticketrohlinge zugeschickt und drucken die Inhalte der Tickets vor Ort. So sehen alle Karten, egal wo sie gekauft wurden, überall gleich aus und sind vom Abendkassenpersonal direkt zuzuordnen.

Aber wie kann man Vorverkaufsstelle werden und was sind die Bedingungen?

Auch diese Informationen sind auf der Website des Hellwegtickets zu finden. Der Anschluss an das HellwegTicket – System ist schnell und unkompliziert. Einer der wohl wesentlichsten Unterschiede zwischen HellwegTicket und anderen namhaften Systemen ist, dass ihr binnen kürzester Zeit und ohne zusätzliche Kosten an das System angeschlossen werden könnt, und ihr benötigt keine zusätzlichen Geräte oder Softwarelizenzen. Das Einzige, was ihr benötigt ist: Einen Windows-basierten PC oder Laptop, einen Microsoft Internet Explorer (aktuelle Version), einen „herkömmlichen“ Drucker und einen Internetzugang. Darüber hinaus wird ein „Druck-Plugin“, das zur Ansteuerung eures Druckers benötigt wird, lokal installiert – dieses findet ihr ebenfalls zum Download auf der Website des Anbieters.

Die Kartenrohlinge werden seitens HellwegTicket kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung erfolgt monatlich und kartengenau über das System.

 

Pflege und Umgang mit Hellweg Ticket

Ja, ihr habt richtig gelesen. Der Kollege Michael Horn von Hellweg Ticket, nimmt Veranstalter und auch Vorverkaufsstelle in dem System auf, pflegt diese ein, verwaltet die Daten und passt diese gegebenenfalls an. Darüber hinaus legt er jede einzelne Veranstaltung, die per Anmeldebogen eingereicht wird, manuell an, installiert die Sitz- und Saalpläne und sorgt monatlich für die exakten Abrechnungen pro Vorverkaufsstelle. Darüber hinaus  rechnet er nach Ablauf einer Veranstaltung wöchentlich ab und überweist dem Veranstalter mit Unterstützung unserer Buchhaltung die Einnahmen. Mit versendet wird eine Statistik der Verkaufszahlenzahlen.

Was aber geschieht mit eurem online oder vor Ort gekauften Ticket als Veranstaltungsbesucher?

Es gibt zwei Möglichkeiten, an euer Ticket für eine der vielfältigen Veranstaltungen in Hellweg Ticket zu kommen. Ihr geht direkt über den Onlineshop des Hellweg Tickets oder ihr sucht eine der Vorverkaufsstellen, wie z.B. das Kulturhaus Alter Schlachthof auf, in dem das Ticketsystem mit Ticketcounter integriert ist.

Der Online-Ticket-Kauf

Auf der Startseite der Hellweg Ticket Website findet ihr den Navigationspunkt Tickets.

Unter dem Button habt ihr verschiedene Möglichkeiten, euer passendes Ticket zu finden.

Ihr könnt konkret nach einer Veranstaltung suchen, ihr könnt für einen konkreten Zeitraum filtern, um passende Veranstaltungen zu dem Zeitpunkt zu erhalten und/ oder ihr könnt euch Veranstaltungen pro Veranstaltungsort ausgeben lassen.

Sofern ihr die passende Veranstaltung gefunden habt, könnt ihr auf Tickets klicken und diese Kategorie und Preisklassen entsprechend mit individuellen Anzahlen in den Warenkorb legen.

Um die Tickets käuflich zu erwerben, müsst ihr ein Kundenkonto anlegen, über welches auch die Abrechnung verläuft.

Als Zahlarten stehen euch folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

 paydirekt 

 PayPal 

 Kreditkarte 

 Sofortüberweisung 

Habt ihr alle notwendigen Daten eingepflegt und eine Zahlungsart gewählt, habt ihr bei PayPal, Pay Direkt, Giropay oder Sofortüberweisung das Angebot, euch für ein Handyticket oder ein Print@Home Ticket zu entscheiden. Solltet ihr diese Möglichkeit nicht nutzen, kommt unsere Susanna am Ticketcounter ins Spiel.

Sie erhält in ihrem Mailpostfach eure Bestellung. Diese gibt sie im Backend ein und erhält eure Tickets, die sie in der Vorverkaufsstelle im Schlachthof ausdruckt.  Vorab kontrolliert sie die Veranstaltung, die Anzahl der Tickets, die Rechnungsadresse, die richtige Reihenfolge der Tickets bei Platzwahl-Offerten. Im Nachgang verpackt sie alles liebevoll und bereitet eure Tickets versandfertig vor. Sofern eure Zahlung eingetroffen ist, bringt Susanna eure Tickets persönlich in den Briefkasten. Für sie bleiben dann noch Office-Tätigkeiten, wie das korrekte Ablegen und Abheften eurer Buchung.

Wann und wenn ihr euer Ticket in den Händen haltet

Habt ihr euch für ein Handyticket oder die Print@Home Variante entschieden, erhaltet ihr diese(s) umgehend per Mail. Ihr könnt euch eure Eintrittskarte dann ausdrucken oder bringt diese auf dem Handy/ digital mit zu der Veranstaltung, um eingelassen werden zu können.

Sofern ihr die Tickets postalisch oder direkt vor Ort in einer der Vorverkaufsstellen gekauft habt, bekommt ihr diese per Post zugestellt oder nehmt sie umgehend ausgedruckt mit na Hause. Seit 2020 sind die Tickets des Hellwegtickets auch mit einem QR-Code versehen und können an der Abendkasse systemgebunden abgescannt werden. So wird die Wartezeit für euch als Besucher minimiert und es besteht eine bessere Kontrolle für die Veranstalter über die tatsächliche Anzahl der Besucher.

Sollte eine Veranstaltung abgesagt werden, könnt ihr die Karten nur in der Vorverkaufsstelle zurückgegeben, in der ihr diese gekauft habt. Auch die Rückerstattung erfolgt auf dem Weg eurer gewählten Zahlungsart. Dort wird dem Kunden der Betrag wieder ausgezahlt. Bei verlegten Veranstaltungen behalten die bisher gekauften Tickets ihre Gültigkeit und brauchen nicht umgetauscht werden.

Für die Mitarbeiter des Hellweg Tickets heißt eine Absage/ Verlegung, diese Änderungen im System zu bearbeiten und anzupassen.

Kontakt

Wir bitten darum von unaufgeforderten postalischen Zusendungen Abstand zu nehmen. Nehmen Sie vorher gerne per E-Mail Kontakt mit uns auf, um Ihnen Kosten und Zeit zu sparen, sowie im Sinne des Umweltschutzes. Vielen Dank!

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